Типы ресурсов ms project. Теория планирования ресурсов в Microsoft Project

Планированием текущей деятельности и составлением планов на будущее специалисту, работающему в сфере бизнеса, приходится заниматься регулярно. Традиционно для этого применялись и применяются до сих пор некомпьютерные средства - записные книжки, еженедельники. Для планирования индивидуальной работы существует большое количество компьютерных программ, например Lotus Organizer, Microsoft Scheduler, Microsoft Outlook.

Сложность проблемы возрастает в геометрической прогрессии, когда необходимо составить общий план работы для коллектива или партнеров по бизнесу. Программы планирования этого типа менее распространены. Нередко они являются составной частью больших пакетов (таких как Scala или R6000), комплексной автоматизации учета, рассчитанных на масштаб предприятия. Для этих же целей предназначена и программа Microsoft Project.

Если вы руководите людьми и одновременно решаете множество задач, то Microsoft Project сможет существенно облегчить вам работу. Программа поможет вам:

  • составить план работ по одному или по нескольким проектам для группы сотрудников или отдела;
  • учесть возможности сотрудников, оборудования и партнеров и распределить ресурсы оптимальным образом;
  • вести оперативный контроль выполнения работ;
  • анализировать проекты сразу после составления плана, по мере выполнения с целью координирования действий и принятия решений для выправления ситуации.

Понятие о проектах и управление ими

ще недавно понятие «проект» в нашей стране относили только к комплекту конструкторских документов, описывающих сооружение или изделие. В последнее десятилетие в России, как и во всем мире, это понятие приобрело новый смысл, отражающий изменение представлений о современных методах управления.

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности:

Процессы – текущие, периодически повторяющиеся операции, такие как работа конвейера или оформление отчетов.

Проекты – последовательность действий (задач), направленная на достижение уникальных результатов, например внедрение новой технологии или написание статьи.

При всем своем кажущемся многообразии проекты имеют ряд общих признаков:

  • они направлены на достижение конкретных целей;
  • они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных целей;
  • они имеют ограниченную продолжительность во времени;
  • все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

Конечно, в каждом проекте есть специфические для каждой прикладной области процессы . Но наряду с ними практически в каждом проекте присутствуют процессы , общие для всех прикладных областей, которые и рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие группы основных процессов:

  • Инициация - демонстрация необходимости проекта, его осуществимости и одобрение проекта со стороны заказчика
  • Планирование - описание состава работ, их последовательности и длительности, оценка потребности в ресурсах, составление календарного плана, оценка затрат, разработка бюджета проекта, набор и организация работы персонала
  • Исполнение - выполнение работ проекта
  • Контроль - принятие решений по выполнению работ проекта, корректирующие действия, оценка эффективности исполнения работ проекта
  • Завершение - принятие заказчиком продукта данной фазы или работы проекта

Для установления связи между задачами из разных проектов необходимо открыть оба проекта и выбрать команду Window|New Window.

В диалоговом окне New Window с помощью клавиши CTRL выделить проекты, задачи которых необходимо связать, и в полученном мультипроекте связать задачи обычным образом. «Внешние» задачи во внутреннем проекте выделены серым цветом.

Создание общего пула ресурсов

сли для нескольких проектов используются одни и те же ресурсы, то необходимо создать общий пул ресурсов. Таким пулом может стать обычный проект, в котором введены только ресурсы. Microsoft Project 2000 дает возможность обновлять пул ресурсов из других проектов.

Общий пул ресурсов позволяет:

  • распределять ресурсы между несколькими проектами;
  • просматривать информацию о ресурсах без необходимости открывать каждый проект по отдельности;
  • быстро находить и выравнивать ресурсы, если они перегружены в одном или более проектах;
  • обновлять информацию о ресурсах одновременно для всех проектов;
  • печатать информативные отчеты о ресурсах и их использовании по всем проектам и по каждому в отдельности.

Операцию формирования пула ресурсов можно выполнять как до объединения проектов в мультипроект, так и после этого. Различие между этими двумя вариантами заключается в том, что в первом случае следует предварительно открыть файлы проектов, ресурсы которых необходимо объединить, а во втором достаточно только открыть мультипроект.

Если перенос ресурсов выполнять не нужно - ввести список ресурсов в таблицу Resource Sheet.

Для использования пула ресурсов следует открыть проект, которому надо назначить ресурсы из пула и выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. Если в проекте и в пуле имеются ресурсы с одинаковыми именами, а некоторые их характеристики, например оплата, различны, то можно указать, какие данные обладают преимуществом.

Если файл имеет связь с пулом ресурсов, то каждый раз при открытии проекта появляется диалоговое окно, предлагающее один из двух режимов открытия файла.

Во втором режиме - Do not open other files (Не открывать подключенные файлы) открывается только файл проекта, а пул ресурсов не открывается.

Команда Tools|Resources|Refresh Resources позволяет обновить копию используемого в файле проекта общего пула ресурсов.

Управление проектом средствами электронных коммуникаций

Числе функций управления проектом очень важными являются:

  • согласование принимаемых решений с участниками проекта;
  • доведение принимаемых решений и изменений задач до всех участников проекта;
  • контроль хода выполнения проекта и результатов работ.

Microsoft Project 2000 поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети с использованием технологий современных электронных коммуникаций. Все участники проекта по своим функциям делятся на менеджера проекта (человек, в распоряжении которого находится файл проекта) и участников (ресурсы) проекта.

Если на компьютере установлена электронная почта, то управление проектом может осуществляться двумя способами.

В соответствии с первым из них весь файл проекта может быть послан по электронной почте. В этом случае предполагается, что на компьютере каждого участника рабочей группы установлена программа Microsoft Project 2000 и что каждый из адресатов может самостоятельно проанализировать проект средствами этой программы.

При втором способе менеджер, используя средства программы Microsoft Project 2000, направляет каждому из участников относящуюся только к нему часть проекта. При этом по электронной почте пересылается не весь проект, а специальный файл, для работы с которым на компьютере должно быть специальное программное обеспечение, находящееся в папке WGSetup дистрибутивного диска программы Microsoft Project2000. В этом случае участники проекта могут не владеть знаниями программы Microsoft Project 2000 и на их компьютерах она может отсутствовать.

В качестве программных продуктов, обеспечивающих поддержку безбумажной технологии управления проектами с помощью электронной почты, предполагается использование программ Microsoft Outlook, Microsoft Exchange или Microsoft Mail.

Прежде всего нужно настроить систему управления проектами Microsoft Project 2000 на применяемые средства электронных коммуникаций. В команде Tools|Options на вкладке Workgroup в поле Default Workgroup messages следует выбрать один из вариантов. Для каждого ресурса в представлении Resource Sheet в команде Resource Information необходимо указать электронный адрес данного ресурса и способ доступа к нему.

Рассылка файла проекта членам рабочей группы

спользуя команду File|Send To, можно произвести рассылку всего проекта в целом. При выборе данной команды менеджеру проекта предоставляются три варианта дальнейших действий:

Рассылка файла проекта очень удобна в случаях, когда члены рабочей группы имеют навыки работы не только с электронной почтой, но и с программой Microsoft Project. Кроме того, в большинстве случаев далеко не всем участникам проекта необходимо знать о ходе выполнения входящих в него задач. Участники рабочей группы могут лишь посылать комментарии для менеджера проекта, а корректировать график выполнения проекта может лишь сам менеджер.

Поддержка обмена информацией в рабочей группе

заимодействие между членами рабочей группы и менеджером проекта можно свести к следующим типовым функциям:

  • распределение менеджером задач между участниками проекта;
  • корректировка менеджером ранее распределенных задач;
  • анализ полученных задач членами рабочей группы и, возможно, предложения по срокам их выполнения;
  • запрос менеджера проекта о ходе выполнения задач;
  • отчет членов рабочей группы о ходе выполнения задач.

Поддержка основных функций рабочей группы проекта обеспечивает обмен сообщениями трех основных типов: TeamAssign, TeamUpdate и TeamStatus. Доступ к данным возможностям предоставляет команда Tools|Workgroup.

Обмен сообщениями между менеджером проекта и членами рабочей группы проекта осуществляется по следующей схеме: менеджер проекта, выделив задачи для конкретного исполнителя, посылает ему сообщение TeamAssign. При этом список полей, используемых при обмене информацией, может быть изменен в команде Tools|Customize|Workgroup. В диалоговом окне этой команды, сняв флажок Team members can decline tasks, можно запретить членам рабочей группы отклонять сроки назначенных им задач. При любом составе списка полей только поле Comments может быть откорректировано менеджером проекта в окне TeamAssign.

Получив сообщение TeamAssign в свой почтовый ящик и открыв его, исполнитель может принять или отклонить (если это не запретил менеджер проекта) назначенную ему работу; для отклонения работы следует щелкнуть мышью по полю Accept?

В дальнейшем в ходе выполнения проекта менеджер, посылая исполнителям работ сообщения TeamStatus, запрашивает у членов рабочей группы информацию о ходе и результатах выполнения работ. Аналогично команде TeamAssign доступным для заполнения является только поле Comment.

После получения сообщения TeamStatus член рабочей группы в поле Remaining Work вводит показатель оставшегося объема работ по данной задаче.

Проанализировав полученные отчетные данные, менеджер проекта для автоматического обновления графика проекта может в окне сообщения TeamStatus щелкнуть по кнопке Update Project. Для работы с сообщениями TeamStatus членов рабочей группы менеджер проекта может использовать почтовый ящик WebInbox. Выполнив команду Tools|Workgroup|WebInbox, можно просмотреть все сообщения членов рабочей группы, направленные менеджеру проекта.

В ходе выполнения проекта для передачи членам рабочей группы информации об изменении ранее выполненных планов и назначений менеджер проекта может посылать сообщения TeamUpdate. Получив данное сообщение, исполнитель может послать менеджеру свои соображения по сделанным изменениям.

Что в итоге?

а основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Microsoft Project 2000 обладает достаточными возможностями для организации коллективной работы над проектами. Наряду с возможностями передачи информации по средствам электронных коммуникаций имеются средства планирования и управления несколькими проектами, осуществляемыми в пределах отдельной организации или офиса. Следовательно, Microsoft Project 2000 может не только служить «настольной» системой управления проектами, но и найти достойное применение в мелком и среднем бизнесе.

КомпьютерПресс 4"2002

При назначении материального ресурса есть два способа использования норм потребления и затрат.

  • Назначить задаче фиксированное число единиц материального ресурса. Чтобы определить общие затраты, Project умножит стоимость единицы данного ресурса на число назначенных единиц.
  • Назначить задаче переменную норму потребления материального ресурса. Project будет пересчитывать количество и стоимость ресурса при изменении длительности задачи.

Рассмотрим практический сценарий. В проекте по выпуску новой детской книги мы заинтересованы в отслеживании потребления и стоимости пробных оттисков. Мы назначим материальный ресурс задаче и введем количество его единиц.

1. Щёлкнем на кнопке Диаграмма Ганта группы Вид на панели Задачи .

2. В столбце Название задачи щелкнем на названии задачи 38, Окончательная вычитка. Мы считаем, что нам потребуется 20 копий пробных оттисков для этой вычитки.

3. Щелкнем по кнопке Перейти к задаче группы Редактирование на вкладке Задача .

4. Щелкнем по кнопке Назначить ресурсы группы Назначения на вкладке Ресурс .

5. Откроется диалоговое окно Назначение ресурсов .

6. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберем поле Единицы для ресурса Пробные оттиски .

7. Введем или выберем значение 20 и щелкнем по кнопке Назначить .

Программа назначит материальный ресурс задаче и вычислит для назначения затраты в сумме 300 долларов.

Поскольку ресурс Пробный оттиск - это материальные ресурс, он не может выполнять работу Следовательно, назначение материального ресурса не влияет на длительности задачи

8. Щелкнем по кнопке Закрыть , чтобы закрыть диалоговое окно Назначение ресурсов .

Интернет-магазин

Microsoft Office Project 2016

Microsoft Project 2016 – это гибкая и высокопроизводительная система эффективного управления проектами и ресурсами, поддерживающая возможности коллективной работы. Приложение Microsoft Project 2016 оснащено богатым графическим инструментарием для оптимизации корпоративного проектного планирования и управления ключевыми датами и дедлайнами. Microsoft Project 2016 объединяет удобство и простоту таких приложений, как Microsoft Excel 2016, добавляя мощность проектного планирования.
Microsoft Office Project Professional 2016

Microsoft Office Project Professional 2016 – это решение семейства Microsoft Office, предназначенное для использования совместно с сервером Microsoft Office Project Server для управления проектами в масштабах предприятия. Microsoft Office Project Professional предоставляет возможности контроля планов проектов, обмена сведениями о их состоянии, быстрого и эффективного предоставление информации по проекту. При использовании продукта Microsoft Office Project Professional совместно с сервером Project Server поддерживаются такие инструменты управления корпоративными проектами и портфелями, как средства создания отчетов в режиме реального времени и анализа сценариев. Эти средства позволяют руководителям проектов и лицам, ответственным за принятие бизнес-решений, просматривать информацию по проектам и ресурсам в масштабах подразделения или организации в целом.

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Работа со списком ресурсов в MS Project

Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.

Список ресурсов включает в себя:

  • Имя ресурса.
  • Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.

Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.

В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:

  • Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
  • Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
  • Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте

Чтобы создать список ресурсов:

  1. В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
  2. Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
  3. Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
  4. Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
  5. Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.

Подробное описание ресурсов в MS Project

Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:

  1. Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
  2. Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».

  • В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
  • В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
  • В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
  • В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
  • Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
  • Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
  • Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».

Назначение затрат на ресурс в MS Project

Для назначения затрат на ресурс:

  1. Перейдите в представление «Лист ресурсов».
  2. Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
  3. Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».

Таблица норм затрат - это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.

Типы затрат для различных типов ресурсов:

  • Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
  • Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
  • Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта

Чтобы создать таблицу норм затрат:

  1. Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
  2. Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
  3. На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
  4. В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».

Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:

  • Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
  • Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
  • Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».

7. Нажмите на кнопку «OK ».

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса. Как мы уже знаем, для каждого ресурса проекта можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование (см. раздел «Стоимость ресурсов» главы 9). Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При создании назначения программа определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

Стоимость ресурсов

Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е (рис. 14.1, файл \Cost\1.mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая - в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья - в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000$/то (1000$/мес), что соответствует оплате $1000 за месяц трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени, см. раздел «Настройки отображения временных единиц»).

Рис. 14.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат А

Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000$/то (1000$/мес) с начала проекта и 1100$/то (1100$/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 14.2 (файл \Cost\1.mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения -10%.

ПРИМЕЧАНИЕ

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10$, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $10 стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

Стоимость назначений

При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 14.3 (файл \Cost\2.mpp) мы выбрали таблицу В.

Рис. 14.3. Определение таблицы норм затрат для назначения

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 14.4 (файл \Cost\2.mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рис. 14.4. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат

При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 14.4.

Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу - это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 14.5 (файл \Cost\3.mpp) мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

Рис. 14.5. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат

Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 14.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 14.6, файл 1.mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок - по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 14.6. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения

Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 14.7 (файл \Cost\4.mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В - во второй.

Рис. 14.7. Использование различных методов начисления затрат

В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D - по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.

Рекомендуем почитать